経営情報システムの発展
経営情報システム：経営のための全社的情報システム(戦略的計画、マネージメントコントロール、オペレーショナルコントロールの3階層の経営に貢献する情報システム)
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意思決定支援システム：組織の中で行われる意思決定を支援するための情報システム
戦略的情報システム：戦略的計画を支援するための情報システム
これらに対しオフィスの事務作業の情報化・効率化・自動化などオフィスワーカにかかわるものをオフィス情報システムと呼ぶ
組織や集団の共同作業を支援するソフトウエア郡
グループウェア
集団支援システム
コンピュータ支援共同作業システム
集団意思決定支援システム
コンピュータ支援通信
コンピュータ支援集団
コンピュータ会議
集団過程支援システム
協調的コンピューティング
統合OAシステム個人の事務処理を効率的にするためのシステム：
EUC
オフィス情報システムでは、共同作業やメンバー間のコミュニケーションが含まれる。これらを実現するために、全社的な通信ネットワーク(WAN)や拠点内のローカルエリアネットワーク(LAN)が必要不可欠な要素となる。
通信の種類
非同期通信：メールなどのように相手の状況に関係なく行う通信。
同期通信：電話のように相手も同時に行う通信
用途に応じてサポートする必要がある。また、同期通信の場合通信速度が大きく関係してくる。
現代社会におけるネットワーク
ブロードバンド：FTTH(光ファイバー)、５G
ナローバンド：PPP
無線LANスポット：宮古短期大学部多数、学生寮、Free-WiFi、etc
VPN(バーチャルプライベートネットワーク)：インターネット上の安全な通信
在宅勤務
自宅にいながら業務活動を行うことを在宅勤務という。
在宅勤務を行うためには、先の通信ネットワークを自宅にまで広げる必要がある。在宅勤務のメリット：通勤時間、通勤費用の削減、在宅労働力の活用
在宅勤務のデメリット：オフィスとのつながりの希薄、人事管理、業務と私用の区別
サテライトオフィス
オフィスから離れた場所に小さなオフィスを開設し、近くに住む社員を出社させ業務を行わせる。
従来のオフィスと在宅勤務の中間的なもの
コロナ禍における状況(2020年頃)
メールの利用(Webメール) リンク
学生用
Ｇmailを用いて、インターネット上でどこからでもメールのやり取りが可能
インターネットに接続されたパソコン、スマートフォン等
教職員用
オンプレミスのWebメール。インターネット接続されていればどこからでもメールのやり取りが可能
学外からは暗号化された回線を利用してインターネットを利用してメールのやり取りが可能[SMTP over SSL, IMAP over SSL, POP over SSL]事務管理システム（Active Academy Advance）リンク
授業支援システム（WebClass）リンク
学外から学内資源の利用(Wドライブなど)
組織や集団の共同作業を支援するシステムをグループウエアと呼ぶ。
ひとつの場所に集まっての共同作業
会議支援システム
集団意思決定支援システム
会話構造化システムその他の支援システム
プロジェクト管理システム※
スケジュール管理システム※
施設管理システム※
集団文書作成システム
偶発的対話支援システム
包括的チーム支援遠隔地での共同作業
メールシステム
電子メール
電子掲示板※
音声メール
ファクシミリ遠隔会議システム
電話会議
テレビ会議
電子会議※
画面共有ソフトウェア
メンバーが１ヶ所に集まって行う会議を効率的に行うことを目的としている。
①集団意思決定支援システム
メンバー全員に共通の情報を提供する
無記名多数決の実行
発言機会の公平化の確保
報告書作成のための共同作業の実施
②会話構造化システム
議論の整理や議論の展開、議論の逸脱をわかりやすくすることで、議論の効率化を進める
集団記録管理システムは、議事録、資料などを統一的に管理する
①プロジェクト管理システム：細分化した作業に対し、進歩状況を記録、表示することで、プロジェクトを管理する。
②スケジュール管理システム：メンバーのスケジュールを記録し統一的に関するシステム。他のメンバーのスケジュールを参照することができるので、スケジュールの調整や、不在時の問い合わせに対応できる。
③施設管理システム：会議室などの施設利用のスケジュールを調整するシステム
④集団文書作成システム：集団で文書を作成・改訂するときに、各メンバーが行った文書ファイルの改訂(追記、訂正、削除)を表示し、比較しながら全体としての文章の完成を目指す。
⑤偶発的対話支援システム：偶発的に始る雑談を支援するシステム。
⑥包括的チーム支援：多様な形式のデータを操作・加工・表示してチームの意思決定を支援する。
①電子メール
②電子掲示板：1対多の通信形態。特定の場所で読み・書きを行うものと、メールの同報通信機能を使用したものがある。
③音声メール
④ファクシミリ
⑤マルチメディアコンテンツ：マルチメディアコンテンツを利用したもの
時間的、空間的距離を克服し、1ヶ所に集合しなくても会議が開催できるシステム
①電話会議システム：電話を複数人で通話できるようにしたシステム
②テレビ会議：会議中の相手の様子や資料を画像として見ながら会議を行うシステム。滑らかな映像や複数個所の会議では、ネットワークに必要とされる転送速度が大きくなる。
③電子会議：電子メールを拡張したシステムで、集団やテーマ毎に意見の交換と管理、議論の構造化を組織的に実現できるようにしたシステム。
④画面共有ソフトウエア：電子会議をリアルタイムで行う場合、メンバー共通の画面を提供し、自分の行った操作が相手の画面に反映され、意思の疎通が図られる。
グループウエアの導入により、組織内でのコミュニケーションの効率が大幅に向上させることが可能となる。
また、組織の垣根を越えたコミュニケーションも可能となるため、現在の組織構造を変えてしまう可能性もある。
学内情報システム
履修、施設予約、掲示板など
Ｒドライブ
遠隔会議システム、Google Meet、Zoom
Desknet’ｓ NEO(教職員用) リンク
オフィス情報システムは、個人の事務作業を効率化するために個人用のOAシステムやツールを含むこととなる。
オフィスの作業には、定型的な作業と非定型的な作業があるが、大多数を占めているのは非定型的な作業である。
この非定型的な作業を効率化することで、事務作業全体を効率化しようとして、OAシステムやツールが開発されている。
個人のOAにおいて最もよく利用されるのは、「表計算ソフトウェア」
表形式での集計・分類
簡単なデータ分析
報告書の作成
データ管理の分野で利用されるのは、「データベースソフトウエア」
多量のデータの検索、抽出や報告書への利用
個人の事務作業に必要なデータを全社的データベースから抽出するための仕組みが重要となる。
事務作業での文書は、大半がワープロ(ワードプロセッサ)を利用して作成されている。
一度作成した文書は保存し、必要に応じて再利用することにより文書処理作業を効率化することができる。
最近では、プレゼンテーション用の資料の作成用のソフトウエアや高品質の印刷を行うDTPソフトウエア、インターネットでの文書の配布用のPDFファイル作成のソフトウエアなども出てきている。
電子的文書管理システムは、オフィスに存在する多量の文章を電子的に保存・管理するシステム。
USBメモリー、DVD-R、外付けHDDなどのメディアに保存し管理する。
現在の文書は、画像など文字以外の情報も多く含まれており、ファイルの容量が肥大化しているため、大容量の記憶媒体を使用する必要がある。
電子的文書処理システムを拡張し、文字、画像、動画、音声などを混在させてコンピュータ上で管理できるようにしたハイパーテキストによる文書作成も普及してきている。
インターネットの検索サイトでは、ロボットプログラムによりインターネット上の文章をキーワードを利用して所在場所の抽出を行っている。
デスクトップアクセサリ：電卓、メモ帳、時計、カレンダー、電話帳、、、
その他、様々なOAソフトウエア
オフィス情報システムは、オフィスでの事務作業の効率化のためのシステムであるため、様々なバリエーションがあり、今後も情報技術の進歩によりさらに多くのバリエーションとなることが推測される。
オフィス情報システムの目指すもの
データや情報の共用促進
文書作成を含む事務作業・情報処理の効率化
多様な情報資源の管理
クラウドコンピューティング
従来のコンピュータシステムでは、ハードウェアやアプリケーションは自社内に設置し、データ等は全て自社内のＰＣやサーバ等に保存していたが、クラウドコンピューティングでは「インターネット上に用意されたサービス」を利用する形態。
その為、ユーザは最低限の接続環境を整備すればクラウドコンピューティングを利用でき、従来必要だった導入費用や保守等の費用、運用管理等から解放される。
主なクラウドコンピューティング
お客様の変化と未来を素早く捉えGoogle Workspace
Gmail
Googleドキュメント
Googleカレンダー
Amazon
Zoho
Microsoft
Apple
IBM